C H A T P O I N T

頁面處理中

說明中心

或前往常見問題

序言

業務協作系統具有即時聊天、文件管理和強大搜索功能

ChatPoint是市場上獨特的商業應用程式,擁有以文檔為本的嶄新協作系統,透過簡單易用且人性化的聊天介面、配合強大的文件搜尋功能,助客戶有效建立專業協作團隊。此外,ChatPoint還提供文件管理和詳細通訊記錄的檢視功能,適宜作為公司內部及對外通訉的橋樑,開拓新世代無界限的營運模式。

傳統電子郵件缺乏關鍵的協作功能,會變得冗長。鬆散的電子郵件容易失去以前附件的踪跡及先後參與者。但ChatPoint直接清晰地為您提供相關的歷史訊息及附件。整個團隊的溝通可追溯,加速了業務流程。使各個權限級別的團隊成員能在不同的活動和項目上一起工作,提供有效的溝通渠道和文件交換。訊息不僅提供給您團隊中的現在人員,稍後加入的人員也容易了解相關項目所需的歷史資料。

  • 分層用戶類型
  • 關聯訊息、群組、文件夾和文件
  • 跨不同的工作域合作
  • 個人聯繫他人協作
  • 即時轉換公司和用戶登入
  • 可跨越搜索所有可訪問的群組
  • 沒有文件名稱也可搜索非文字文件
  • 文件文本內容及綜合AND搜索
  • 可對文件評論進行搜索
  • 文件版本、恢復已删除文件/文件夾
  • 可設密碼保護共享連結(文件/文件夾)
  • 可定義分層關鍵字搜索表,以快速檢索具有多類別的文件
  • 可定義聊天訊息的模板
  • 選項允許用戶檢閱群組歷史記錄
  • 可指定那部移動設備的登入許可
  • 雙重認證代碼 (2FA)

用辭

  1. 工作域
    • ChatPoint 工作域(工作域代碼或域)是由群組通道組成,團隊成員可以通過有效的群組文檔交換,在多個公司之間共同協作,以創建分享他們對不同活動和項目的願景。
    • 工作域編碼長度最少5個字符及包含數字,最多10個字符。
    • 每一個成功註冊的工作域是獨一無二,同一個工作域並不能使用在另一次註冊。
  2. 登入名稱
    需要一個電子郵件。或最少6個字符,只可是字母、數字、下劃線或點。首字符必須是字母,及尾符不能是下劃線或點。
  3. 登入密碼
    新用戶:最少需要6個字符和包含2個數字。
  4. 群組通道
    群組通道簡稱「群組」,是給用戶協作和共享文件用的通道
  5. 內部用戶
    內部用戶是指 (業務持有者、管理員、成員用戶)

    1. 業務持有者
      工作域的主要業務持有者
    2. 管理員
      工作域的一位管理員
    3. 成員用戶
      內部用戶,不包括業務持有者和管理員
  6. 外部用戶
    外部用戶是指工作域的訪客
  7. 用戶
    • 用戶有4種類型(業務持有者、管理員、成員用戶、外部用戶)
    • 業務持有者和管理員也是屬於內部用戶
    • 業務持有者可以將用戶的類型更改為業務持有者的類型
    • 管理員無法操控業務持有者
    • 可以在詳組中進行協作的用戶是該群組的成員
    • 外部用戶可以查看可訪問業務持有者組的成員列表,但不能查看整個工作域的用戶列表
    • 硬盤容量沒有限制外部用戶,因為群組的成員是被群組創建者邀請,而硬盤的消耗由組創建者負責
  8. 群組成員
    有權在組中進行協作的用戶是該組的成員。
  9. 群組管理員
    群組擁有者可以將群組成員設為群組管理員。 (外部用戶不能是群組管理員)。
    群組管理員擁有與群組擁有者一樣的文件操作權限,唯不能管理群組擁有者的文件和文件夾。
    群組管理員可以編輯群組說明並分配群組成員和管理員,但不允許重命名或刪除群組,更改群組圖標或訪問回收站。
  10. 聊天室
    在聊天室平台上,用戶以互動式發布、閱讀和交換訊息和文檔。在ChatPoint的群組內及任何文件上也可作聊天室,這樣可促使只用一個客戶的文件,便可集中放進該客戶所有關的文件及與客的來往記錄,使翻查及儲存更有效率。
    以下是不同類型的聊天室:

    • 直接聊天
      與跨工作域的聯絡人直接聊天,提供更專注工作空間
    • 文件聊天
      一個文件可作為聊天室,附加更多評論和文件
    • 群組聊天
      通過群組通道與群組成員合作
  11. 切換工作域和用戶帳戶
    快速切換工作域和用戶帳戶,以減少頻繁重複多個工作域和帳戶的登入和登出。切換的目的地是任何付費計劃工作域,以及最多2個免費計劃工作域。
  12. 跨工作域分享群組
    通過共享的群組通,與不同工作區域的其他公司進行協作。跨工作域的分享適用於付費計劃的工作域以及最多2個免費計劃的工作域。
  13. 關鍵字搜索表

    1. 內置的可定義關鍵字表從結構上簡化了複雜的搜索需求
    2. 由關鍵字組及其關鍵字和值構成的分層關鍵字搜索機制。(關鍵字組→多個關鍵字→多個關鍵字值)
  14. 可搜索的文件評論
    可以對任何文件進行評論,並且可以搜索該評論
  15. 允許新群組成員查閱舊訊息
    可選擇允許群組成員查閱過往的訊息/文件或只從成員被創建之後開始的。
  16. 訊息模板
    • 用戶可以創建自己的訊息用語/模板列表以進行重用,從而需要快速,持續地輸入訊息。
    • 用戶還可以選擇與域中的其他用戶共享其文本。
    • 通過在消息編輯框中的任何位置鍵入符號$並等待一秒鐘,將顯示模板列表。 繼續輸入標籤名稱以過濾列表結果。 點擊以選擇並應用措辭。
    • 每個用戶最多可以添加50個條目。
  17. 通知
    • 桌面通知
      您可以將ChatPoint設置為在桌面Windows上工作時收到的訊息顯示在桌面。 取決於您的瀏覽器,此功能可能無效。
    • 推送通知
      ChatPoint允許您在收到訊息時推送通到您的手機。
    • 通知聲音

      1. 可以為每個群組聊天室或直接聯繫人聊天啟用或禁用移動設備上的通知聲音。
      2. 在群組聊天室中,您可以在發送訊息之前簡單地點擊從群組成員列表中選擇的成員名稱(或手動在成員名稱前面手動添加@符號)來強制在移動設備上通過聲音通知該群組的成員。
  18. 只允許授權裝置登入
    可指定允許的移動設備才可登入系統
  19. 分享連結 (文件文件夾)可設置密碼保護
    可將(文件) 的連接鏈共享給授權方以進行訪問,並可設置密碼保護
  20. 文件版本
    文件版本控制可查閱版本、歷史記錄、和恢復
  21. 人工智能(AI)和文本識別
    內置的文本識別AI可以識別圖像文件的圖像文本內容並將其與原始文件自動關聯,並進行存儲以進行快速搜索(實用用法:適用於存儲和識別公司名片,發票,即時圖像 捕獲的文字等)
  22. 雙重驗證 (2FA)
    使用指定設備來確認用戶身份的登入程序。 在網頁版ChatPoint中輸入登入資料後,系統會要求您使用發送到物理裝置(如手機)的一次性密碼來驗證您的身份。

用戶權限

群組管理

[誰可使用:所有用戶類型]

  1. 在左上方頭頂之下,點擊 [所有群組] 。
  2. 在[所有群組]下面所列出的,點擊選擇了的群組名稱。
    或,在屏幕左上方的下方框中,輸入群組名稱,然後點擊旁邊的添加圖標
    [注意: 接受群組名稱的部分輸入]

 [誰可使用:所有用戶類型]

  1. 點擊 [所有群組] 並列出您參與的所有群組。
    [注意: 若點擊 [我的群組] ,只會列出您創建的所有群組。]
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 或,在[篩選] 框內輸入群組名稱, 然後輕拍[return] 並列出您所需的群組。
    [注意: 接受群組名稱的部分輸入]

[誰可使用:所有用戶類型,外部用戶除外。外部用戶沒有“我的群組”]

  1. 點擊[我的群組]。
  2. 在屏幕左上方的下方框中,輸入群組名稱。
    [注意: 群組名可以由空格組成,總共不超過30個字符]
  3. 完成後,點擊旁邊的 添加圖標以創建群組。
    [注意: 若群組是由不同的用戶創建,則可以有相同名稱的群組。但是,同一用戶則不可創建具有已創建的同名群組。]

[誰可使用:所有用戶類型,外部用戶除外。外部用戶沒有“我的群組”]

  1. 輕拍 創建群組圖標, 然後變成一個創建群組的屏幕。
    [注意: 群組名可以由空格組成,總共不超過30個字符]
  2. 輸入群組名稱,並輕拍 [新增] 創建新的群組。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片
  4. 屏幕跳出所選的群組資料。
  5. 取消圖標的旁邊,編輯群組名稱,然後按 [Enter] 接受。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 輕拍 [我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍您所需的群組。
  3. 點擊群組名稱旁邊的照片,或點擊右上角的 功能圖標,然後彈出屏幕底部顯示的功能表。 然後從功能表中點擊[群組信息],以進行輸入。
  4. 在屏幕的頂方,編輯群組名稱,然後按 [返回] 接受。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您已創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁的  移除群組圖標
  4. 然後,在確認刪除的最後一步之前,將指示您輸入額外信息。

[誰可使用:群組的創建者,外部用戶除外。]

  1. 輕拍 [我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍列表中群組名稱旁邊的照片,然後引進到群組訊息屏幕。
  3. 輕拍屏幕上群組的照片,然後在屏幕底部彈出現功能選擇表。
  4. 輕拍 [移除],但在確認最後移除步驟之前,系統會指示您輸入額外訊息確認移除。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您已創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片。
  4. 屏幕跳出所選的群組資料。
  5. 點擊 照相圖標,然後從文檔列表中選擇更新的圖片。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 輕拍 [我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,輕拍 功能圖標,然後輕拍彈出來功能表上的 [群組資訊]。
  4. 在彈出來的功能表上,輕拍[相片] 選項,然後從文檔列表中選擇更新的圖片。 或,輕拍[拍攝相片] 選項,即時拍攝新圖片及取用。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片
  4. 屏幕彈出所選的群組資料。
  5. 在描述一詞下方的框中輸入描述。 然後按鍵盤上的Enter鍵接受輸入。

 [誰可使用:群組的創建者]

  1. 輕拍 [我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,輕拍 功能圖標,然後輕拍彈出來功能表上的 [群組資訊]。
  4. 輕拍  編寫圖標,然後在大框內寫入描述容,並輕拍[確定]。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片
  4. 屏幕跳出所選的群組資料,及用戶列表。
  5. 如需添加群組成員,可在成員名稱旁邊開啟 紅色按鈕。
  6. 如需删減群組成員,可在成員名稱旁邊關閉 紅色按鈕。

 [誰可使用:群組的創建者]

  1. 輕拍[我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,輕拍 功能圖標,然後輕拍彈出來功能表上的 [群組資訊]。
  4. 如需添群組成員,可在成員名稱旁邊開啟 按鈕。
  5. 如需删減群組成員,可在成員名稱旁邊關閉 按鈕。

[誰可使用:所有用戶類型]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片
  4. 屏幕跳出所選的群組資料。
  5. 所有用戶會被列出,而群組成員名稱旁邊 紅色按鈕是開啟的。

[注意: 外部用戶只可看見群組成員被列出,不是所有工作域的用戶]

[誰可使用:所有用戶類型]

  1. 輕拍[所有群組],並列出您可訪問的所有群組。
  2. 用以下方法列出群組成員:
    1. 在群組列表中,直接輕拍您所需的群組圖片;或
    2. 選擇所需的群組後,輕拍屏幕右上方的 群組功能圖標;或
    3. 在已選擇群組的聊天室內,輕拍屏幕上方的群組名稱。
  3. 然後,列出群組成員。

[注意: 外部用戶只可看見群組成員被列出,不是所有工作域的用戶]

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 點擊 [我的群組] 並列出您創建的所有群組。
  2. 點擊您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,點擊群組名稱旁邊的圖片
  4. 屏幕彈出所選的群組資料。
  5. 點擊在 [隱藏過去訊息] 旁邊的 選擇圖標,使群組成員只可查閱從成員被創建之後開始的群組訊息及文件。否則,成員可查閱群組的所有過往。

[誰可使用:群組的創建者]

  1. 輕拍[我的群組],並列出您創建的所有群組。
  2. 輕拍您所需的群組。
  3. 在屏幕的右上方,輕拍 功能圖標,然後輕拍彈出來功能表上的 [群組資訊]。
  4. 輕拍在 [隱藏過去訊息] 旁邊的 開關圖標,使群組成員只可查閱從成員被創建之後開始的群組訊息及文件。否則,成員可查閱群組的所有過往。

用戶管理

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在屏幕左上方,點擊  用戶管理圖標,列出及尋找用戶。
    或,在用戶列表屏幕上方,點擊 輸入圖標,然後輸入尋找用戶。

    [: 接受群組名稱的部分輸入]

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在(最新訊息、所有群組、或我的群組) 的屏幕左上方點擊 管理設定圖標,或輕輕按著屏幕掃向右方,以進入「管理設定」屏幕。
  3. 在「管理設定」屏幕,輕拍 「 用戶管理」項目,然後進入 「用戶管理」介面。
    儲存空間配額
    17.5G/50G  :  17.5G 已分配的儲存空間, 50G 總訂購.
    內部用戶
    18/50          :  50個可設置的用戶,18 個已設置為 (「管理員」不能管理「業務持有者」)
    外部用戶
    7/50   :           50個可設置的用戶,7 個已設置為外部用戶
  4. 在列出用戶屏幕上,尋找目標用戶。或,在用戶列表屏幕上方, 篩選圖標,然後輸入尋找用戶。
    [: 接受群組名稱的部分輸入]

[誰可使用:業務持有者、管理員]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在屏幕左上方,點擊  用戶管理圖標。
  3. 點擊 潻加用戶圖標, 然後[用戶詳情] 屏幕顯示。
  4. 輸入資料:
    1. 登入名稱 (強制)
    2. 設置密碼 (強制)
    3. 用戶名稱 (強制,作顯示用途)
    4. 電子郵件地址 (強制)
    5. 內部參考 (不強制)
    6. 儲存空間配額(M) (強制)
    7. 用戶類別 (業務所有者、管理員、成員用戶、外部用戶)
      (:「管理員」不能管理「業務持有者」)
    8. 啟用 (強制,作啟用)
    9. 儲存 (接受及儲存輸入)

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在(最新訊息、所有群組、或我的群組) 的屏幕左上方點擊 管理設定圖標,或輕輕按著屏幕掃向右方,以進入「管理設定」屏幕。
  3. 在「管理設定」屏幕,輕拍「 用戶管理」項目,然後進入 「用戶管理」介面。
  4. 在「用戶管理」介面, 選擇及輕拍目標用戶,進入 「用戶詳情」介面。
  5. 在「用戶詳情」介面輸入資料:
    1. 登入名稱 (強制)
    2. 設置密碼 (強制)
    3. 用戶名稱 (強制,作顯示用途)
    4. 電子郵件地址 (強制)
    5. 內部參考 (不強制)
    6. 儲存空間配額(M) (強制)
    7. 用戶類別 (業務所有者、管理員、成員用戶、外部用戶)
      (:「管理員」不能管理「業務持有者」)
    8. 啟用 (強制,作啟用)
    9. 儲存 (接受及儲存輸入)

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 在目標用戶旁的 移除圖標作點擊。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 選擇及輕拍用戶旁的 移除圖標。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改用戶類別。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 選擇及輕拍用戶,進行更改用戶類別。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改用戶名稱

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改用戶名稱

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改用戶電郵地址

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改用戶電郵地址

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改內部參考

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行更改內部參考

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行 啟動或暫停用戶。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 選擇及輕拍用戶,進行啟動 或暫停用戶。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 點擊目標用戶,進行用戶的儲存空間配額。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 尋找用戶。
  3. 選擇及輕拍用戶,進行用戶儲存空間分配。

訊息和文件檔案 (行動)

  1. 回覆
    [回覆訊息]
  2. 移除
    [移除訊息,包括其附加的訊息及文件。但只是訊息持有人、及群組的創建者,才有此權力。]
  3. 複製
    [參閱訊息傳遞行動(網絡版)內容]
  4. 下載
    [下載、開啟並保存文件]
  5. 文檔聊天
    [對文件進行評論及聊天]
  6. 轉寄
    [參閱訊息傳遞行動(網絡版)內容]

  1. 回覆
    [回覆訊息]
  2. 移除
    [移除訊息,包括其附加的訊息及文件。但只是訊息持有人、及群組的創建者,才有此權力。]
  3. 複製
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  4. 語音
    [通過語音閱讀消息]
  5. 分享
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  6. 下載
    [下載、開啟並保存文件]
  7. 文檔聊天
    [對文件進行評論及聊天]
  8. 轉寄
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  9. 轉寄(其他登錄帳戶)
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]

  1. 版本控制
    [文件版本控制可查閱版本、歷史記錄、和恢復]
  2. 搜索關鍵詞
    [參閱「搜索關鍵詞組管理」-> 樣本設定]
  3. 移動
    [參閱訊息傳遞行動(網絡版)內容]
  4. 複製
    [參閱訊息傳遞行動(網絡版)內容]
  5. 重新命名
    [重新命名文檔]
  6. 下載
    [下載、開啟並保存文件]
  7. 公開分享連結
    [設置文件共享連接鏈至目標伙伴查看,可用密碼保護]
  8. 柤關訊息
    [列岀文件曾用過的記錄列表]
  9. 發送至群組通訊
    [將文件(不包括附加訊息)發送至可訪問的群組聊天室]
  10. 轉寄(其他登錄帳戶)
    [參閱訊息傳遞行動(網絡版)內容]
  11. 移除
    [移除文檔,包括其附加的訊息及文件。但外部用戶無此權力]

  1. 版本控制
    [參閱文件版本控制內容]
  2. 搜索關鍵詞
    [參閱搜索關鍵詞組管理內容]
  3. 移動
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  4. 複製
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  5. 重新命名
    [重新命名文檔]
  6. 移除
    [移除訊息,包括其附加的訊息及文件。但只是訊息持有人、及群組的創建者,才有此權力。]
  7. 公開分享連結
    [設置文件共享連接鏈至目標伙伴查看,可用密碼保護]
  8. 柤關訊息
    [列岀文件曾用過的記錄列表]
  9. 發送至群組通訊
    [將文件(不包括附加訊息)發送至可訪問的群組聊天室]
  10. 分享
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  11. 轉寄
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]
  12. 轉寄(其他登錄帳戶)
    [參閱訊息傳遞行動(iOS / Android)內容]

文件檔案 (功能)

(可操作選擇多個文件,例如移動,複製,刪除,分配搜索關鍵字)

[誰可使用:「群組成員」]

  1. 將鼠標移至原文件上。
  2. 顯出來一個方形選擇框  。
  3. 點擊該框,它將更改為 。然後文件列表的頂部欄被有顏色的功能表替換。
  4. 點擊文件列表的頂部欄最右側的功能圖標 
  5. 彈出功能表供選擇。選項與點擊每個原文件名旁邊的功能圖標 列出的選項相同。
  6. 當選擇多個文件後,文件列表的頂部欄會立即顯示更多可供選擇的功能。

    從左邊開始顯示的這6個功能分別用於那些選定的文件:

    • 將文件版本控制設置為「開」。
    • 將文件版本控制設置為「關」。
    • 從您的工作域組自定義的關鍵字搜索表中選取關鍵字,然後分配到所選的文件。
    • 將選定的文件移動到目標位置。該過程與「移動」功能的過程相同。
    • 將選定的文件複製到目標位置。該過程與「複製」功能的過程相同。
    • 用於刪除和存儲所選文件的垃圾箱。 文件在被刪除前,您將被要求確認。
  7. 要取消選擇所有選定的文件,點擊顏色條最左側的選擇計項圖標

(可操作選擇多個文件,例如移動,複製,刪除,分配搜索關鍵字)

[誰可使用:「群組成員」]

  1. 按文檔列表或文件搜索結果中的目標文件或文件夾,直到其突出顯示以觸發選擇模式。
  2. 選擇後,輕拍最右上角的 功能圖標以彈出操作表。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 在屏幕右方,點擊目的地 (群組或其文件夾)
  2. 在屏幕右方點擊 上載圖標 ,然後上載您所選擇的文件

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 在屏幕右方,輕拍目的地 (群組或其文件夾)
  2. 在屏幕輕拍 上載圖標 ,然後上載您所選擇的文件。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

移動文件

  1. 將鼠標移到源文件。
  2. 選定目標文件,點擊其旁邊的  功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 在功能表上點擊[移動]
  4. 然後彈出「移動確認表」,確認表會停留在該位置等待確認「移動」。
  5. 然後將鼠標移至目的處。
  6. 然後確認「移動」。

複製文件

  1. 將鼠標移到源文件。
  2. 選定目標文件,點擊其旁邊的  功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 在表上點擊[複製],然後彈出「複製確認表」,確認表停留在該位置等待確認「複製」。
  4. 然後將鼠標移至目的處。
  5. 然後確認「複製」。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

移動文件

  1. 選定被移動的目標文件,輕拍其旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 在功能表上輕拍[移動]
  3. 然後彈出「確認表」,確認表會停留在該位置等待確認移動。
  4. 然後輕拍至目的處。然後「移動確認表」輕拍「確定」移動。

複製文件

  1. 選定被複製的目標文件,輕拍其旁邊的  功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 在功能表上輕拍[複製]
  3. 然後在屏幕下方彈出「確認表」,確認表會停留在該位置等待確認複製
  4. 然後在目的處輕拍。然後在「複製確認表」輕拍「確定」複製。


[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 在屏幕的左上方,點擊 搜尋所有功能,然後開始搜尋,及選擇「文件檔案」。
  2. 彈出「搜尋結果 屏幕。
  3. 搜索文檔的不同標準組合:
    • 文件名稱
      [文件名接受部分輸入]
    • 文件內容
      [文件內容搜索支持組合的布爾搜索,即在內容輸入之間添加AND]
    • 搜索關鍵詞
      [關鍵字組和值設置]
    • 由我擁有
      [確定我提供的文件]
    • 文件類型
      [搜索接受多種文件類型的標準]
    • 上載時間
      [文件上傳時間]
    • 列排序
      [文件名,群組名/文件名、擁有者、文件大小、和上傳時間]
    • 快速搜索框
      ()
  4. 點擊搜索結果中列出的所選文件的照片/符號,然後點擊查看該文件。
  5. 關閉文件視圖,然後轉到上一個搜索結果屏幕,突出顯示已查看的文件。
  6. 引進至所選文件的聊天室。 所選文件也會在屏幕右側顯示的所屬組的文件列表中突出顯示。
  7. 點擊文件名旁邊的 功能圖標,然後彈出選擇菜單。

點擊原文件的行動列表

  1. 將鼠標移到原文件上。然後出現一個功能列表圖標 ,用於選擇對原文件的行動。
  2. 點擊行動圖標。隨後彈出一個行動功能表供選擇。 [每個行動過程可以參考文件(功能)的相應部分。
  3. 點擊每個文件左側的空框 以進行文件選擇,將其更改為 
  4. 當選擇文件後,文件列表的頂部欄會立即顯示3個可供選擇的功能。
  5. 3個功能分別為:
    • 將文件版本控制設置為「開」。
    • 將文件版本控制設置為「關」。
    • 從您的工作域組自定義的關鍵字搜索表中選取關鍵字,然後分配到所選的文件。
  6. 要取消選擇所有選定的文件,點擊顏色條最左側的選擇計項圖標

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 選擇「最新訊息」「所有群組」
    [注意:(a)如果選擇了「我的群組」,則只搜索由您創建的所有群組;(b)外部用戶沒有「我的群組」。]
  2. 在屏幕上輕拍 搜尋圖標
  3. 轉入屏幕以輸入搜索條件。然後,選擇[文件檔案]或[訊息]進行搜索。
  4. 然後,在屏幕上方輕拍  開始搜尋。
  5. 搜尋結果被列出。
    圖標 [功能表]
     圖標 [對搜索結果列表進行排序]
     圖標 [過濾輸入搜索結果]

[誰可使用:「群組成員」,外部用戶除外]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

在群組聊天室聊天模式下

  1. 轉到群組的聊天室(群組名稱顯示在屏幕頂部)
  2. 將鼠標移到聊天室中的目標文件/訊息上。
  3. 點擊目標文件/訊息右下角的 移除圖標
  4. 文件/訊息被即時移除。要永久刪除該文件/訊息,可點擊[永久刪除]
  5. 同時自動刪除屏幕右側列出的相應文件,並將其放入回收箱。

在文檔聊天室聊天模式下

  1. 在群組聊天模式下,群組名稱顯示在頂部中間。該組的所有文件和文件夾都列在屏幕的右側。
  2. 點擊文件或文件夾名稱旁的 功能圖標,然後彈出選擇功能表。
  3. 從功能表中選擇[刪除]項目。
  4. 在此之後,點擊仍在聊天室中顯示的相應文件時,則顯示警告訊息“文件被移到回收箱”。

[誰可使用:「群組成員」,外部用戶除外]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

直接方法

  1. 直接進入目標文件檔所屬的群組,輕拍其旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 輕拍目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 選擇及輕拍「移除」

搜尋方法

  1. 通過搜索引擎找出文件。
  2. 輕拍搜索到的結果文件,然後轉到該文件的聊天室。
  3. 輕拍屏幕上的文件名,然後彈出相關訊息屏幕。
  4. 從屏幕中輕拍[在文件夾中檢視],然後轉到搜索文件所屬的群組內的文件列表。
  5. 輕拍目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  6. 選擇及輕拍「移除」

[誰可使用:「群組成員」]

在群組聊天室聊天模式下

按照「轉寄文檔至(其他登錄帳戶)」的步驟。

在文檔聊天室聊天模式下

按照「發送至此群組通訊」的步驟。

[誰可使用:「群組成員」]

在群組聊天室聊天模式下

  1. 轉到群組的聊天室(群組名稱顯示在屏幕頂部)。
  2. 在聊天室中,長按訊息以選擇訊息/文件。 支持多種選擇。
  3. 選擇後,點擊右上角 菜單圖標彈出訊息操作列表。
  4. 動作列表顯示可供選擇的動作。 這些操作是根據所選消息的性質組合列出的。 訊息包括文本訊息,文件,帶附件的文件以及帶附件的訊息。請參考[訊息和文件檔案 (行動)]的[聊天室行動(iOS / Android)]。
  5. 使用「轉寄」功能,
    1. 選擇及輕拍「轉寄」。
    2. 進入目標聊天室。
    3. 然後顯示文件已放在輸入訊息框之上,準備好傳送到聊天室。

在文檔聊天室聊天模式下

  1. 查找並選擇要進行轉寄文檔。
  2. 輕拍目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 選擇及輕拍「轉寄」
  4. 現在進入另一個屏幕,列出以前使用過這些文件的聊天訊息記錄。
  5. 進行轉寄。

[誰可使用:「群組成員」]

在群組聊天室聊天模式下

[注意:在Web版本中,此操作由 [轉寄] 命令執行]

  1. 轉到群組的聊天室(群組名稱顯示在屏幕頂部)
  2. 將鼠標移到聊天室中的目標文件/訊息上。
  3. 點擊目標文件/訊息右下角的 轉寄圖標
  4. 文件/訊息被複製並放在您的目標聊天室的位置。
  5. 然後按照聊天室中的文件/訊息傳遞機制發送文件/訊息。

在文檔聊天室聊天模式下

  1. 查找並選擇要進行轉寄文檔。
  2. 引進至所選文件的聊天室。 所選文件也會在屏幕右側顯示的所屬組的文件列表中突出顯示。
  3. 選擇「轉寄(其他登錄帳戶)」項目,然後彈出當前正由您登錄的目的地列表。
  4. 選擇要將源文件轉發到的目標。

[誰可使用:「群組成員」]

在群組聊天室聊天模式下

  1. 轉到群組的聊天室(群組名稱顯示在屏幕頂部)。
  2. 選定目標訊息/文件,輕拍其旁邊的範圍,然後基於有否之文字訊息依附,彈出功能表。
  3. 在功能表上輕拍「轉寄(其他登錄帳戶)」。
  4. 然後去聊天室的目的地,然後輕拍它。
  5. 然後顯示文件已放在輸入訊息框之上,準備好傳送到聊天室。

在文檔聊天室聊天模式下

  1. 查找並選擇要進行轉寄文檔。
  2. 然後轉到其直接群組,該群組直接控制已儲存在群組內文件夾中的文件。
  3. 輕拍目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  4. 選擇及輕拍「轉寄(其他登錄帳戶)」
  5. 然後彈出當前正由您登錄的目的地列表。

  1. 將鼠標移至目標文件名稱上。
  2.  點擊目標文件名旁邊的功能圖標
  3. 彈出功能表供選擇。選擇 [版本控制]
  4. 隨後在屏幕的右上方頂處彈出 [版本] 列表。然後將“版本控制”設置為 「開」。將具有相同文件名的更多文件上載到或保存在同一目的地(例如群組或群組的文件夾)後,文件版本計數器 將顯示最新的版本總數,但不包括當前使用的版本。
  5. [文件版本] 列表上,列出了具有相同文件名但時間戳不同的文件的所有版本,以用於文件內容審閱、恢復、刪除、文件聊天審閱。
  1. 輕拍目標文件名旁邊的功能圖標。
  2. 從彈出功能表中選擇 [版本控制]
  3. 在屏幕的上方將“版本控制”設置為 「開」。將具有相同文件名的更多文件上載到或保存在同一目的地(例如群組或群組的文件夾)後,文件版本計數器 將顯示最新的版本總數,但不包括當前使用的版本。
  4. 屏幕展示了具有相同文件名但時間戳不同的文件的所有版本。
  5. 長按一個文件去進行其他操作。輕拍右上方的  圖標開啟另一個菜單。
  6. 您可以選擇還原移除文件及顯示文件的相關訊息

訊息 (功能)

[誰可使用:「訊息持有者」及「群組創建者」]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 將鼠標移到訊息上,然後點擊 移除圖標以刪除訊息以及其附加的文件。
  2. 然後刪除訊息以及其附件。

[誰可使用:「訊息持有者」及「群組創建者」]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 參閱章節 [訊息和文件檔案 (行動)] 內的 [文件和文件夾行動(iOS / Android)]
  2. 輕拍 [移除] 及進行移除訊息及其依附。

[誰可使用:「訊息持有者」及「群組創建者」

  1. 將鼠標移到已刪除的訊息上,然後點擊 復原圖標以復原訊息,包括其先前的附件。
  2. 復原訊息,包括其附加的訊息及文件。

[誰可使用:「訊息持有者」及「群組創建者」

  1. 參閱章節 [訊息和文件檔案 (行動)] 內的 [文件和文件夾行動(iOS / Android)
  2. 然後恢復消息內容和附件。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 可以每次選擇多個文檔進行上載,每個文檔是可以在上載之前附加訊息。
  2. 輸入您的訊息,並使用 附件圖標將文件附加到訊息,然後點擊  交付圖標,以將文件與其附加訊息一起發送。
  3. 可以每次選擇多個文檔進行上載,每個文檔是可以在上載之前附加訊息。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 輸入您的訊息,並使用  附件圖標將文件附加到訊息,然後點擊  交付圖標,以將文件與其附加訊息一起發送。
  2. 發送前,長按文件名即可重新命名所選的上傳文件、從攝像機或語音記錄中獲取的媒體或轉發文件。

[誰可使用:群組成員]

把從群組聊天室外獲得的文件,用作聊天

  1. 查找並選擇要進行協作的文件(交互式註釋和附件)。
  2. 點擊該文件,然後開始對該文件進行協作。(文件名稱顯示在屏幕頂部)。
  3. 通過輸入框進行協作。

把從群組聊天室內獲得的文件,用作聊天

  1. 轉到群組的聊天室(群組名稱顯示在屏幕頂部)。
  2. 將鼠標移到聊天室中的目標文件上。
  3. 點擊目標文件右下角的 文件聊天
  4. 點擊該文件,然後開始對該文件進行協作。(文件名稱顯示在屏幕頂部)。

[誰可使用:群組成員]

把從群組聊天室外獲得的文件,用作聊天

  1. 查找並選擇要進行協作的文件(交互式註釋和附件)。
  2. 輕拍該文件,然後開始對該文件進行協作。(文件名稱顯示在屏幕頂部)。
  3. 通過輸入框進行協作。

把從群組聊天室內獲得的文件,用作聊天

  1. 參閱章節 [訊息和文件檔案 (行動)] 內的 [文件和文件夾行動(iOS / Android)
  2. 選擇及輕拍「文檔聊天」。
  3. 引進至所選文件的聊天室。
  4. 然後開始對該文件進行協作。(文件名稱顯示在屏幕頂部)。

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 在屏幕的左上方,點擊 搜尋所有功能,然後開始搜尋,及選擇「訊息」。
  2. 彈出「搜尋結果 屏幕。
  3. 搜索訊息的不同標準組合:
    • 搜索訊息內容
      [訊息內容接受部分輸入]
    • 日期時間(由)    
      [日期由]
    • 日期時間(至)
      [日期至]    (注意: 預設日期範圍為1年)
    • 我的訊息  
      [我的訊息]
    • 回覆的訊息
      [回覆的訊息]
    • 文件附加的訊息
      [附加於文件的訊息]
    • 快速搜索框
  4. 點擊搜索結果中的選定消息。
  5. 引進至所選文件的聊天室。 所選文件也會在屏幕右側顯示的所屬組的文件列表中突出顯示。
  6. 點擊文件名旁的 功能圖標,然後彈出選擇功能表。

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 選擇「最新訊息」「所有群組」
    [注意:(a)如果選擇了「我的群組」,則只搜索由您創建的所有群組;(b)外部用戶沒有「我的群組」。]
  2. 在屏募上輕拍 搜尋圖標。
  3. 轉入屏幕以輸入搜索條件。然後,選擇[文件檔案]或[訊息]進行搜索。
  4. 然後,在屏幕上方輕拍 開始搜尋。
  5. 搜尋結果被列出。
    圖標 [功能表]
    圖標  [對搜索結果列表進行排序]
    圖標  [過濾輸入搜索結果]

[誰可使用:群組成員]

  1. 查找並選擇要進行轉寄文檔。
  2. 點擊目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 選擇及點擊「發送至此群組通訊」
  4. 現在進入另一個屏幕,列出以前使用過這些文件的聊天訊息記錄。

[誰可使用:群組成員]

  1. 查找並選擇要進行轉寄文檔。
  2. 輕拍目標文件檔旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 選擇及輕拍「發送至此群組通訊」
  4. 現在進入另一個屏幕,列出以前在此群組使用過這些文件的聊天訊息記錄。
  5. 輕拍目標記錄。

文件版本控制

(可操作選擇多個文件,例如移動,複製,刪除,分配搜索關鍵字)

[誰可使用:「群組成員」*]
*外部用戶只可以查看自己文件檔版本

  1. 將鼠標移至原文件上。
  2. 顯出來一個方形選擇框  。
  3. 點擊該框,它將更改為 。然後文件列表的頂部欄被有顏色的功能表替換。
  4. 點擊文件列表的頂部欄最右側的功能圖標 
  5. 彈出功能表供選擇。選項與點擊每個原文件名旁邊的功能圖標 列出的選項相同。
  6. 當選擇多個文件後,文件列表的頂部欄會立即顯示更多可供選擇的功能。

    從左邊開始顯示的這6個功能分別用於那些選定的文件:

    • 將文件版本控制設置為「開」。
    • 將文件版本控制設置為「關」。
    • 從您的工作域組自定義的關鍵字搜索表中選取關鍵字,然後分配到所選的文件。
    • 將選定的文件移動到目標位置。該過程與「移動」功能的過程相同。
    • 將選定的文件複製到目標位置。該過程與「複製」功能的過程相同。
    • 用於刪除和存儲所選文件的垃圾箱。 文件在被刪除前,您將被要求確認。
  7. 要取消選擇所有選定的文件,點擊顏色條最左側的選擇計項圖標

(可操作選擇多個文件,例如移動,複製,刪除,分配搜索關鍵字)

[誰可使用:「群組成員」*]
*外部用戶只可以查看自己文件檔版本

  1. 按文檔列表或文件搜索結果中的目標文件或文件夾,直到其突出顯示以觸發選擇模式。
  2. 選擇後,輕拍最右上角的  功能圖標以彈出操作表。

文件夾管理

[誰可使用:群組成員]

  1. 進入群組,或其文件夾在內。
  2. 在輸入框中,輸入新文件夾名稱,然後點擊 文件夾創建圖標以創建文件夾。
  3. 您可以將源文件夾移動到另一個文件夾,然後該文件夾可以成為源文件夾的父文件夾。

[誰可使用:群組成員]

  1. 進入群組,或其文件夾在內。
  2. 在輸入框中,輸入新文件夾名稱,然後輕拍 文件夾創建圖標以創建文件夾。
  3. 您可以將源文件夾移動到另一個文件夾,然後該文件夾可以成為源文件夾的父文件夾。

[誰可使用:群組成員]

  1. 點擊目標文件旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 進入群組,或其文件在內。
  3. 在輸入框中,輸入新文件夾名稱,然後點擊「確定」重新命名的文件夾。

[誰可使用:群組成員]

  1. 輕拍目標文件旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 進入群組,或其文件在內。
  3. 在輸入框中,輸入新文件夾名稱,然後輕拍「確定」重新命名的文件夾。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 點擊目標文件夾旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 進入群組,或其文件在內。
  3. 選擇及點擊「移動」
  4. 在屏幕上方彈出確認表,並要求您點擊[移動]或[取消]以確認操作。
  5. 然後將鼠標移至目的處。
  6. 然後確認「移動」。

[誰可使用:群組成員]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 輕拍目標文件夾旁邊的  功能圖標,然後彈出功能表。
  2. 輕拍選擇表中的[移動]項目,然後通過屏幕底部的藍色對話框詢問您確認操作,該操作將保留在屏幕底部。
  3. 然後將鼠標移至目的處。
  4. 然後確認「移動」。

[誰可使用:「群組成員」,外部用戶除外]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 進入目標文件夾內的群組。
  2. 點擊文件夾名稱旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 在功能表上輕拍[移除]。

[誰可使用:「群組成員」,外部用戶除外]

[注意: 有需要時,可應用多選功能]

  1. 進入目標文件夾內的群組。
  2. 點擊文件夾名稱旁邊的 功能圖標,然後彈出功能表。
  3. 在功能表上輕拍[移除]。

搜索關鍵詞組管理

由關鍵字組及其關鍵字和值構成的2層關鍵字搜索機制。

關鍵詞組 → 多個關鍵詞 → 多個關鍵字值

  1. 用戶可定義的關鍵詞表在結構上簡化了複雜的搜索需求。
  2. 構建多個關鍵詞組。
  3. 每個關鍵詞組都包含多個關鍵字。
  4. 每個關鍵字都有多個鍵字值供選擇。

由關鍵字組及其關鍵字和值構成的2層關鍵字搜索機制。

關鍵詞組 → 多個關鍵詞 → 多個關鍵字值

  1. 用戶可定義的關鍵詞表在結構上簡化了複雜的搜索需求。
  2. 構建多個關鍵詞組。
  3. 每個關鍵詞組都包含多個關鍵字。
  4. 每個關鍵字都有多個鍵字值供選擇。

[誰可使用:業務持有者、管理員]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在屏幕左上方,點擊 關鍵詞管理圖標。
  3. 彈出[搜索關鍵詞管理]屏幕以創建關鍵字組。
  4. 在彈出的選擇表右上角點擊 添加關鍵詞組圖標
  5. 引進至輸入表,然後輸入新的關鍵詞組,然後點擊接受圖標以保存並創建新的關鍵詞組

    [注意:在所選關鍵詞組旁的 向上/向下箭頭圖標,是更改關鍵詞組的順序]

[誰可使用:業務持有者、管理員]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在(最新訊息所有群組、或我的群組) 的屏幕左上方輕拍 管理設定圖標,或輕輕按著屏幕掃向右方,以進入「管理設定」屏幕
  3. 在「管理設定」屏幕,輕拍[搜索關鍵詞管理]選項,然後進入[搜索關鍵詞管理] 屏幕。以下為模板:
           
  4. 輕拍在彈出屏幕上方,輕拍 添加關鍵詞組圖標
    [注意:在所選詞組旁的  向上/向下箭頭圖標,是更改關鍵詞組的順序]
    [注意:切換所選關鍵詞組名稱旁的    可以查看關鍵詞組的現有關鍵]
  5. 彈屏 [創建搜索關鍵詞組別] 屏幕。

[誰可使用:業務持有者、管理員]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在屏幕左上方,點擊   關鍵詞管理圖標。
  3. 彈出[搜索關鍵詞管理]屏幕。
  4. 在所選關鍵詞組名稱旁邊點擊  打開關鍵詞組圖標,然後查看關鍵字組的現有關鍵詞
    [注意:在所選關鍵詞名稱旁 向上/向下箭頭圖標 更改關鍵詞的順序]
  5. 在所選的關鍵詞組旁邊的  功能選擇圖標點擊
  6. 選擇(新增關鍵詞、重新命名、移除)
    • 新增關鍵詞
      [
      在所選的關鍵詞組內,新增關鍵詞]
    • 重新命名
      [在所選的關鍵詞組內,新增關鍵詞。自動在現有記錄中生效]
    • 移除
      [在所選的關鍵詞組內,移除關鍵詞。自動在現有記錄中生效]
  7. 新增關鍵詞 (所選關鍵詞組關鍵詞)
    點擊[新增關鍵詞]選項,然後彈出[關鍵詞詳情]屏幕,定義關鍵詞及其值。
           

    • 搜索關鍵詞組別
      [顯示所選的關鍵詞組名稱]
    • 關鍵詞名稱
      [輸入關鍵詞]
    • 任何文字 開/關
      [通過選擇用戶定義的數據列表輸入]
    • 數據類型 開/關  
      [通過自由文本輸入]
    • 數據類型
      [定義自由文本數據格式選項:文本、數字、日期]
    • 最大長度
      [當輸入自由文本時的最大長度]
    • 多行模式
      [當輸入自由文本時,在輸入框內有多行空間]

    [注意:在所選關鍵字值向上/向下箭頭圖標 是用作更改關鍵字值的順序]

[誰可使用:業務持有者、管理員]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 在(最新訊息所有群組、或我的群組) 的屏幕左上方輕拍 管理設定圖標,或輕輕按著屏幕掃向右方,以進入「管理設定」屏幕
  3. 在「管理設定」屏幕,輕拍[搜索關鍵詞管理]選項,然後進入[搜索關鍵詞管理] 屏幕。

    [注意:在所選鍵詞旁的 向上/向下箭頭圖標,是更改關鍵詞的順序]
  4. 輕拍在關鍵詞旁的 功能表選項。
  5. 選擇(新增關鍵詞、重新命名、移除)
    • 新增關鍵詞
      [
      在所選的關鍵詞組內,新增關鍵詞]
    • 重新命名
      [在所選的關鍵詞組內,新增關鍵詞自動在現有記錄中生效]
    • 移除
      [在所選的關鍵詞組內,移除關鍵詞自動在現有記錄中生效]
    • 搜索關鍵詞組別
      [顯示所選的關鍵詞組名稱]
    • 關鍵詞名稱
      [輸入關鍵詞]
    • 任何文字 開/關
      [通過選擇用戶定義的數據列表輸入]
    • 數據類型 開/關  
      [通過自由文本輸入]
    • 數據類型
      [定義自由文本數據格式選項:文本、數字、日期]
    • 最大長度
      [當輸入自由文本時的最大長度]
    • 多行模式
      [當輸入自由文本時,在輸入框內有多行空間]新增關鍵詞:
      點擊[新增關鍵詞]選項,然後彈出[關鍵詞詳情]屏幕,定義關鍵詞及其值。       
      在所選關鍵字值 向上/向下箭頭圖標,是更改關鍵字值的順序。
      在預設值列表上的 ,是用作新增關鍵字值
      [注意:預設值列表上的關鍵字值更改,不會改變舊有而已被輸入的檔案記錄。]

應用模板:客戶管理


應用模板:物業事務

 

應用模板客戶管理

應用模板物業事務

登入切換,密碼及移動裝備

[誰可使用:所有用戶類別]

[注意:在一台設備上登入用戶帳戶不會自動攜帶到另一台設備。]

  1. 用戶登入。
  2. 首次登入時,會彈出登入屏幕。

    登入名
    [登入ID,沒有空格,「登入名稱」不等同於「用戶名稱」
    密碼
    [登入密碼]
    工作域
    [在創建主用戶登錄帳戶之前,而獲授權的工作域代碼]
    忘記密碼
    [點擊並復原您的密碼]
  3. 點擊屏幕左上角用戶圖像隔鄰的「公司名稱」,然後出現另一屏幕,並可切換至不同的工作域以及您可以訪問的相關用戶帳戶。

    1. 「登錄新帳戶」
      [您可經此處「用戶登錄帳戶列表」登入任可您己擁有用戶帪戶及密碼的工作域。]
    2. 「登出」
      [點擊此圖表,可從登錄列表登出,但仍保留顯示用戶的帪戶。]
    3. 「移除」
      [從登錄列表中移除用戶帳戶的顯示。如果您需要將其顯示在列表中,則需要再次登入。]

    4. [用於在登錄列表中查找項目的內容搜索圖標。]
  4. 要切換到登錄帳戶,只需點擊目標登錄帳戶的左側照片即可。
  5. 最近被選擇的帳戶將自動放置在帳戶列表的最頂部。

[誰可使用:所有用戶類別]

[注意:在一台設備上登入用戶帳戶不會自動攜帶到另一台設備。]

  1. 用戶登入。
  2. 首次登入時,會彈出登入屏幕。
     
    登入名
    [登入ID,沒有空格,「登入名稱」不等同於「用戶名 稱」
    密碼
    [登入密碼]
    工作域
    [在創建主用戶登錄帳戶之前,而獲授權的工作域代碼]
    忘記密碼
    [點擊並復原您的密碼]
  3. 點擊  用戶登錄切換圖標,然後轉到屏幕列出可切換您的不同工作域及用戶帳戶。如有需要,可登錄您有權訪問的新帳戶。

    1. 「登錄新帳戶」
      [您可經此處「用戶登錄帳戶列表」登入任可您己擁有用戶帪戶及密碼的工作域。]
    2. 「登出」
      [點擊此圖表,可從登錄列表登出,但仍保留顯示用戶的帪戶。]
    3. 「移除」
      [從登錄列表中移除用戶帳戶的顯示。如果您需要將其顯示在列表中,則需要再次登入。]

    4. [用於在登錄列表中查找項目的內容搜索圖標。]
  4. 要切換到登錄帳戶,只需點擊目標登錄帳戶的左側照片即可。
  5. 最近被選擇的帳戶將自動放置在帳戶列表的最頂部。

不適用。

[誰可使用:「業務持有者」及「管理員」,但「管理員」不能管理「業務有者」]

  1. 以「業務持有者」 或 「管理員」登入。
  2. 進入「設定」屏幕。
  3. 輕拍   選擇項目,然後彈出另一[裝置管理]屏幕。
         
  4. 開啟[開啟裝置登入限制]按鈕  後,可強制您的移動設備用戶發送請求「將移動設備添加到您的工作區域系統列表」。
    [注意:當系統的[開啟裝置登入限制]按鈕開啟 後 ,並且若您的工作域用戶想要登錄,而從未在您的工作域中有記錄的移動設備時,用戶的設備將彈出一個帶有[發送請求]的屏幕,供用戶創建請求您的工作域授予訪問權限。]

    如果您是「業務持有者」或「管理員」,則可以點擊 ,彈出另一[裝置管理]屏幕後,點擊[加入這個裝置]即可。
  5. 業務持有者」或「管理員」可以在[裝置管理]屏幕上列出的各個移動設備上啟用 釋放 訪問限制。

視像會議

  1. 從聊天室的頂部欄中,選擇「視頻會議」圖標以打開一個窗口,供您加入視頻會議。 選擇「加入視頻會議」(或類似的措詞)。
  2. 下一個屏幕是視頻會議的用戶界面。 如果啟用相機,則可以在屏幕中間看到自己。 屏幕的最小化版本顯示在整個用戶界面的右上角。
  3. 您可以通過單擊會議窗口右上角的相應按鈕來最小化,最大化(全屏)或關閉視頻會議。
  4. 底部欄顯示了可以在視頻會議期間使用的功能按鈕的列表:
  5. (由左至右)
    1. 分享自己的螢幕: 您可以將螢幕共享給會議中的所有參與者。 按照螢幕上的提示選擇要共享的螢幕部分。
    2. 舉手 / 取消 請求發言: 您可以單擊此按鈕表示「您想發言」。 視頻屏幕的左上角會彈出一個「手掌」圖標。
    3. 開啟 / 關閉 交談: 單擊以顯示一個聊天窗口,您和參與者可以在其中發送消息。
    4. 靜音 / 解除靜音: 您可以使用此按鈕將麥克風靜音/取消靜音
    5. 留言: 點擊離開此視頻會議
    6. 啟動 / 停止 攝影裝置: 您可以向參與者顯示或隱藏攝像機顯示。
    7. 切換平鋪檢視: 更改參與者在用戶界面中的排列方式。
    8. 安全設置: 單擊以為此視頻會議配置其他安全選項,例如為會議添加密碼或設置端到端加密。
    9. 更多動作: 單擊以顯示進一步配置會議的功能菜單(在下面進行詳細說明)
  6. 更多動作 :

    1. 管理影像品質: 設定視頻會議的通話質量
    2. 觀看全螢幕: 全屏顯示會議
    3. 分享YouTube影片: 單擊並輸入YouTube視頻鏈接以在會議中分享
    4. 模糊我的背景畫面: 模糊屏幕背景
    5. 設定: 顯示一個彈出窗口以配置其他設置,例如設備,語言等。
    6. 靜音所有人: 使會議中所有人的麥克風靜音
    7. 發言者數據: 顯示參與者正在「積極發言」的時間,即該參與者當前是「發言者」,並且在他/她的窗口旁邊有一個「發言者」圖標。
    8. 查看快捷鍵: 顯示可在視頻會議中使用的功能的鍵盤快捷鍵列表

會議通道

會議通道是為跨工作域而設的溝通渠道。您可以與其他使用ChatPoint的公司溝通合作,同時保留原有的文件/群組聊天結構。外部公司和人員可以同時互相發送訊息,分享文件,不用擔心文件/訊息會在會議結束後流失。

會議主持人可以邀請其他工作域以「會議參與人」的身分參與會議。 受邀的工作域接受邀請後,受邀者會成為「工作域代表」,並且可以添加其工作域的成員至會議。

會議通道有三種聊天室:會議聊天,私人(群組)聊天,文件聊天。會議聊天用作跨工作域的溝通,而私人/文件聊天則用作工作域內的溝通。

您可以前往「常見問題」的相關項目,了解會議通道的有關操作。

圖片及文字識別

圖片識別

我們的AI會檢測並分析您上傳的照片/圖像的詳細信息,為您提供有關圖像內容的關鍵字和建議。 現在,您便無需記住確切的文件名即可搜索上傳的任何圖像。

網絡版
導向
  1. 在左上方的菜單欄中,點擊「搜尋所有群組」圖標以打開搜索面板。
  2. 切換到「相片」標籤,開始搜索照片。
基本用途
  1. 在「照片搜索」屏幕的左上方,提供了搜索輸入框,供用戶輸入其搜索文本。
  2. 「完全匹配」複選框用於使搜索結果與搜索文字完全匹配。
  3. 複選框下方是常見分類的列表。單擊每個分類以立即搜索和瀏覽其圖像。
  4. 如果可以找到相關照片,則搜索結果將顯示在面板的右側。
  5. 默認情況下,照片以網格佈局顯示。您可以單擊每張照片(當光標切換到放大鏡圖標時)以彈出另一個面板。
  6. 在彈出面板中,您可以查看放大的照片及其文件詳細信息。
  7. 此外,在「相關搜索」行中,提供了照片的相關搜索,並可通過此類相關搜索詞來點擊以搜索相關照片。
  8. 您可以右鍵單擊每個照片縮略圖以獲取各種操作的上下文菜單。
  9. 點擊「過濾」圖標,以第二個過濾文本進一步過濾結果。
  10. 您也可以點擊右上角的「列表佈局」圖標,將顯示切換到列表佈局。在列表佈局中,該照片的文件詳細信息顯示在幾列中。
  11. 在列表佈局中,
    • 要查看照片的放大版本,請單擊照片縮略圖(當光標切換到放大鏡圖標時)
    • 要打開上下文菜單,請點擊「行動」列下標有「更多」的圖標。
    • 要進入照片的文檔聊天室,請單擊整行或單擊文件名(將光標懸停在帶下劃線的地方)
iOS & Android
導向
  1. 向右滑動以顯示側面菜單,然後選擇「相片搜尋」。 或
  2. 使用頂部的工具欄,點擊「搜尋」圖標前往搜尋屏幕,然後在下方工具欄切換到「相片」頁面,進行「照片搜尋」。
使用方法
  1. 在「照片搜尋」頁面的頂部的搜索輸入框,可供用戶輸入其搜索文本。
  2. 完全符合」的選項用於將搜尋與搜索文字完全匹配的結果。
  3. 常見分類列在搜索輸入框下方。您可以點擊每個分類,立即搜尋該分類和瀏覽其圖像。
  4. 與文件和信息搜尋類似,點擊右上角的箭頭按鈕進行搜索,前往「搜尋結果」頁面。
  5. 如果找到相關照片,照片會以網格形式顯示在搜索結果中。
  6. 點擊右上角的過濾器圖標,可以使用第二個搜索文本進一步過濾搜索結果。
  7. 點擊照片縮圖,可查看較大的版本和文件詳細信息。
  8. 另外,您可以利用系統提供的照片相關搜索字,去搜尋與它們相關的照片。
文字識別

內置的文本識別AI可以識別圖像文件的圖像文本內容並將其與原始文件自動關聯,並進行存儲以進行快速搜索(實用用法:適用於存儲和識別公司名片,發票,即時圖像 捕獲的文字等)

網絡版
  1. 任何上傳的圖像將通過我們的文本識別AI自動處理。
  2. 要訪問「文本識別」屏幕,
    1. 在聊天室內,將鼠標懸停在圖像上方,直到在圖像縮略圖下方彈出功能圖標列表。單擊標有「人工智能文本識別」的「T」圖標。
    2. 在一個群組的「文件檔案」頁面下(在屏幕的右側),單擊圖像文件的名稱啟動「AI 光學字符識別」屏幕(將鼠標懸停在文件名上時將顯示一個下劃線)
  3. 在下一個屏幕上,左側顯示準備處理的圖像文件,而右側(「掃描結果」)將在可用時顯示提取的文本。
  4. 您可以通過單擊提供的操作按鈕來「複製」或「發送」提取的文本。
  5. 點擊「發送」以將提取的文字填充到消息輸入框中。
  6. 單擊「豐富PDF」以將圖像提取為PDF,並將其作為文件附加到聊天室中。
  7. 要搜索圖像,請訪問「所有組搜索」並切換到「文檔」選項。
  8. 請注意,所有提取的圖像文本均被視為「文件內容」。因此,在「文件內容」輸入框中輸入所需的搜索文本(圖像中的文本),然後繼續。

升級安全措施

移動設備訪問

允許指定允許哪些移動設備登錄。

Web網絡訪問

允許僅指定要登錄的網絡/ IP地址(例如辦公網絡)。 一般而言,這種網絡訪問是很方便的。但是,對於某些業務性質,此便利可能無法滿足用戶公司的安全策略,因為公司可能要求員工通過公司的VPN訪問辦公室網絡。 現在,為了符合公司的安全策略,ChatPoint允許您指定從哪些網絡通過Web訪問ChatPoint。

設定

用戶:所有類別

  1. 用戶登入。
  2. 點擊屏幕左上方的用戸圖片

    如果您不是以業務持有者或管理員登入,則不會分別看到和管理這4個功能:

    1. 購買增值
    2. 工作域管理
    3. 用戶管理
    4. 關鍵字搜索設置
  3. 然後自動開啟用戶帳戶訊息屏幕。
  4. 更新用戶照片
    點擊屏幕上的 用戶圖標,然後從文件源中選擇一張照片。
  5. 更新用戶密碼
    點擊用戶帳戶訊息屏幕上的[更改密碼],然後更改登入密碼。

用戶:「業務持有者」及「管理員」
(注意: 「管理員」不能管理「業務持有者」)

  1. 「業務持有者」「管理員」登入。
  2.  在屏幕左上方,點擊  用戶管理圖標,列出用戶

  3. 點擊所選用戶,然後轉到所選用戶的[用戶詳詳]屏幕。
  4. 更新所選的用戶資料 :
    • 登入名稱 (不能更新)
    • 設置密碼 (強制)
    • 用戶名稱 (強制,作顯示用途)
    • 電子郵件地址 (強制)
    • 內部參考 (不強制)
    • 儲存空間配額(M) (強制)
    • 用戶類別 (業務所有者管理員、成員用戶、外部用戶)
      (注意:「管理員」不能管理「業務持有者」)
    • 啟用 (強制,激活)
    • 儲存 (接受及儲存輸入)
  5. 更新用戶照片
    點擊屏幕上的 用戶圖標,然後從文件源中選擇一張照片。
  6. 更新用戶密碼
    點擊用戶帳戶訊息屏幕上的[更改密碼],然後更改登入密碼。
  7. 點擊 [儲存] 以接受資料更新。

用戶:所有類別

  1. 用戶登入。
  2. 進入「設定」屏幕
  3. 輕拍[設定]選擇項目,然後彈出另一[設定]屏幕。
           
  4. 更新用戶密碼
    輕拍[設定] 屏幕上的「帳戶」選項,然後帶您進到帳戶屏幕,然後[更改密碼]。
  5. 更新用戶照片
    輕拍[設定]屏幕上的 用戶圖標,然後從文件源中選擇一張照片。

用戶:「業務持有者」及「管理員」
 (注意: 「管理員」不能管理業務持有者」)

  1. 以「業務持有者」或「管理員」登入。
  2. 在(最新訊息所有群組、或我的群組)的屏幕左上方輕拍  管理設定圖標,或輕輕按著屏幕掃向右方,以進入「管理設定」屏幕
  3. 在「設定」屏幕,輕拍「  用戶管理」項目然後進入 「用戶管理」介面

  4. 輕拍所選用戶,然後轉到所選用戶的[用戶詳情]屏幕。
  5. 更新所選的用戶資料 :
    • 登入名稱 (不能更新)
    • 設置密碼 (強制)
    • 用戶名稱 (強制,作顯示用途)
    • 電子郵件地(強制)
    • 內部參(不強制)
    • 儲存空間配額(M) (強制)
    • 戶類別 (業務所有者管理成員用外部用)
      (注意:「管理員」不能管理「業務有者」)
    • 啟用 (強制,激活)
    • 儲存 (接受及儲存輸入)

  1. 以(業務持有者管理員)的用戶身份登入。
  2. 點擊屏幕左上方用戶圖像隔鄰的工作域管理」圖標 ,然後出現另一屏幕,並可切換至不同的工作域以及您可以訪問的相關用戶帳戶。
  3. 跳出一個包含地域和相關訊息的[地域管理]屏幕,您可以通過該屏幕相應地查看或更新:
    1. 公司名稱
    2. 註冊電子郵件地址
    3. 註冊聯繫人
    4. 註冊聯繫電話
    5. 計劃(升級和購買可選項)
    6. 註冊日期
    7. 到期日
    8. 內部用戶(當前和限額,包括業務持有者管理員
    9. 外部用戶(當前和限額)
    10. 存儲(當前和限額)

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 用戶登入。
  2. 點擊[忘記密碼],然後彈出屏幕並詢問您的訊息,作處理密碼恢復之用,然後點擊[復原]。

    登入名稱
    [登入ID,沒有空格,「登入名稱」不等同於「用戶名 稱」
    工作域
    [在創建主用戶登錄帳戶之前,而獲授權的工作域代碼]
    電郵地址
    [發送密碼前要驗證的電子郵件地址(於用戶詳情中設置)]
  3. 訪問指定的電子郵件並獲取密碼。

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 用戶登入。
  2. 點擊[忘記密碼],然後彈出屏幕並詢問您的訊息,作處理密碼恢復之用,然後點擊[復原]

    登入名
    [登入ID,沒有空格「登入名稱」不等同於「用戶名  稱」
    工作域
    [在創建主用戶登錄帳戶之前,而獲授權的工作域代碼]
    電郵地址
    [發送密碼前要驗證的電子郵件地址]
  3. 訪問指定的電子郵件並獲取密碼。

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

  1. 用戶登入。
  2. 單擊左上方菜單中顯示的工作區旁邊的照片。
  3. 帶您進入您的帳戶個人資料屏幕。 然後單擊選擇的語言項。
  1. 用戶登入。
  2. 在「設定」屏幕,輕拍  選項,然後彈出另一[設定]屏幕。在「語言」選項設置您需的做介面語言 (English, 繁體中文簡體中文日本語)

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

請參閱「用戶帳戶維護」部分。

不適用。

 

[誰可使用:所有用戶類別]

  1. 要在收到消息時啟用和禁用每個可訪問組的聲音,將相應的通知聲音圖標切換為每個相應組的 開和 關。
  2. 但是,即使您的聊天群組的聲音通知設置為「關閉」,如果訊息以@開頭,接着是您在群組的成員名稱(例如 @Patrick),您仍將被強制地隨聲音通知一起接收訊息。[您的名稱是從通過輕拍 圖標而獲得的群組成員列表中選擇的]

要為用戶啟用雙重認證代碼(2FA),請按照以下步驟操作(適用於網絡版iOS/Android)

  1. 從左側菜單欄中選擇 用戶管理
  2. 在「用戶管理」屏幕上,單擊所需的用戶前往該用戶的「用戶詳情」。
  3. 點擊「雙重認證代碼(2FA)」,彈出以下對話框:
    注意:以下截圖取自網絡版ChatPoint
  4. 點擊  圖標啟用2FA,然後點擊「確定」。
  5. 對話框然後會展示一個QR碼和一段文字,說明如何使用所提供的QR碼。以下內容引述自網絡版ChatPoint:
    「此帳戶已啟用雙重身份認證,並且將要求用戶輸入一次性的一組六位數字的身份驗證碼來登錄。用戶需要安裝和使用任何支持 基於時間的一次性密碼算法(TOTP)的身份驗證器(例如Google Authenticator),並掃描上述QR碼/輸入上述私密金鑰以獲得該身份驗證碼。請對以上QR碼及金鑰保密,並立即將QR碼/私密金鑰發送給相應的用戶。退出當前用戶屏幕後,您將無法再次獲取相同的QR碼及私密金鑰。」
  6. 按照說明進行操作,完成後,您可以點擊「關閉」或「確定」。

要使用2FA登入,請按照以下步驟操作:

  1. 在登入屏幕上,輸入您的登入資料,然後點擊「登入」。
  2. 下一個屏幕應有一段文字,提示您訪問您的2FA設備,然後在輸入框中輸入認證代碼。